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COMUNE DI PONZA
REGOLAMENTO SULLA TUTELA
DELLA
RISERVATEZZA DEI DATI
PERSONALI
CONTENUTI IN ARCHIVI E BANCHE DATI COMUNALI
Approvato con
delibarazione di consiglio comunale n.21 del 29/09/2005
Articolo 1 (Oggetto ed individuazione delle finalità
istituzionali)..
Articolo 2 (Dati personali).
Articolo 3 (Dati sensibili).
Articolo 4 (Finalità e limiti del trattamento).
Articolo 5 (Finalità della trasmissione e dello scambio di dati con
soggetti pubblici e privati).
Articolo 6 (Ricognizione delle banche dati).
Articolo 7 (Titolare – Responsabile - Incaricati).
Articolo 8 (Compiti del responsabile).
Articolo 9 (Rapporti con il Garante).
Articolo 10 (Affidamento all’esterno di servizi che implicano il
trattamento dei dati).
Articolo 11 (Utilizzo interno dei dati)..
Articolo 12 (Utilizzo esterno dei dati).
Articolo 13 (Utilizzo dei dati da parte degli amministratori
comunali).
Articolo 14 (Attività che perseguono rilevanti finalità di
interesse pubblico).
Articolo 15 (Dati desunti dai registri dello stato civile e
dell’anagrafe).
Articolo 16 (Misure di sicurezza)..
Articolo 17 (Diritti dell'interessato).
Articolo 18 (Consenso).
Articolo 19 (Controlli).
Articolo 20 (Informazione)..
Articolo 21 (Diritto di accesso).
Articolo 22 (Trattamento dei dati).
Articolo 23 (Protocollo d'intesa).
Articolo 24 (Norma transitoria).
Articolo 1
(Oggetto ed individuazione delle finalità
istituzionali)
1. Il
presente regolamento disciplina il trattamento dei dati personali
contenuti nelle banche dati organizzate, gestite od utilizzate
dall'Amministrazione comunale, in relazione allo svolgimento delle proprie
finalità istituzionali, in attuazione dell'articolo 27 della legge 31
dicembre 1996, n. 675 e successive modifiche ed integrazioni.
2. Per
finalità istituzionali, ai fini del presente regolamento, si
intendono:
a) le funzioni previste dalla legge, dallo Statuto, dai
regolamenti;
b) le funzioni svolte per mezzo di convenzioni, accordi,
intese e mediante gli strumenti di programmazione negoziata previsti dalla
legislazione vigente.
c) le funzioni collegate all'accesso ed
all'erogazione dei servizi resi dal Comune alla cittadinanza.
3. Ai
fini del presente regolamento, per le definizioni di banca dati, di
trattamento, di titolare, di responsabile, di incaricato, di interessato,
di comunicazione, di diffusione, di dato anonimo, di blocco e di Garante
si fa riferimento a quanto previsto dall'articolo 1, comma 2, della legge
31 dicembre 1996, n. 675.
Articolo 2
(Dati personali)
1. Dato
personale è qualunque informazione relativa a persona fisica, persona
giuridica, ente o associazione, identificati o identificabili, anche
indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi
compreso un numero di identificazione personale.
Articolo 3
(Dati sensibili)
1. Sono
definiti "dati sensibili" :
- i dati personali idonei a rivelare
l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di
altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati,
associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico
o sindacale;
- i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e
la vita sessuale;
- ogni informazione attinente a provvedimenti
giudiziari, qualificata e individuata con riferimento a quanto previsto
dall'art. 24 della legge 675/96, nonché assoggettata al sistema di
garanzie definito dal decreto legislativo 135/99.
Articolo 4
(Finalità e limiti del trattamento)
1. Il
Comune detiene una serie di dati, relativi a persone fisiche, giuridiche o
ad enti non riconosciuti, in archivi documentali oppure in banche dati
elettroniche.
2. Il consenso dell'interessato al trattamento dei dati
personali non è richiesto purché il trattamento medesimo sia conforme ai
fini istituzionali dell'ente, alle leggi e ai regolamenti.
3. I dati
sensibili possono essere oggetto di trattamento solo se autorizzati da
espressa disposizione di legge, nella quale siano specificati i tipi di
dati che possono essere trattati, le operazioni eseguibili e le rilevanti
finalità di interesse pubblico perseguite. In mancanza di espressa
disposizione di legge, e fuori dai casi previsti dai decreti legislativi
di modificazione ed integrazione emanati in attuazione della legge 675/96,
l'Amministrazione comunale può richiedere al Garante, nelle more della
specificazione legislativa, l'individuazione delle attività, tra quelle
demandate alla competenza dell'Amministrazione stessa, che perseguono
rilevanti finalità di interesse pubblico e per le quali è conseguentemente
autorizzato il trattamento.
Articolo 5
(Finalità della trasmissione e dello scambio di
dati con soggetti pubblici e privati)
1. Il
Comune favorisce la trasmissione e lo scambio di dati o documenti tra le
banche dati e gli archivi degli Enti territoriali, degli Enti pubblici,
dei gestori, degli esercenti, degli incaricati di pubblico servizio,
nonché di altri soggetti pubblici e privati, anche associativi, che
sviluppino in collaborazione con l'Amministrazione comunale attività
connesse alla realizzazione delle finalità istituzionali di cui al
precedente articolo 1.
Garantisce, peraltro, il trattamento dei dati
personali nel rispetto del diritto alla riservatezza ed all'identità
personale delle persone fisiche e giuridiche.
Articolo 6
(Ricognizione delle banche dati)
1. Il
Sindaco, su proposta del Segretario Generale, individua le banche-dati
aventi le caratteristiche riportate nell'art. 1, comma 2, lett. a) della
legge 675/96.
2. L'elenco contenente l'indicazione delle banche-dati di
cui al primo comma, sarà affisso all'Albo Pretorio, inserito nella
banca-dati dell'Ufficio per le Relazioni con il Pubblico e diffuso sul
sito Internet del Comune di Ponza.
3. La formazione e l'aggiornamento
dell'elenco saranno curati dal Servizio competente per la comunicazione
istituzionale del Comune e sottoposti al Segretario Generale per la
proposta di cui al primo comma.
4. Le banche dati di cui al presente
regolamento possono essere gestite in forma elettronica e, se concernenti
dati sensibili, previa adozione delle misure di sicurezza di cui all'art.
3, comma 4 del D. Lgs. 135/99.
Articolo 7
(Titolare - Responsabile - Incaricati)
1.
Titolare delle banche dati del Comune è la stessa Amministrazione Civica
nella persona del Sindaco o di un suo delegato.
2. Al Sindaco
competono le decisioni in ordine alle modalità del trattamento dei dati
personali, ivi compreso il profilo della sicurezza.
3. I dirigenti
delle singole strutture in cui si articola l'organizzazione comunale sono
preposti al trattamento dei dati contenuti nelle banche dati esistenti
nelle articolazioni organizzative di loro competenza e ne sono
responsabili.
4. L'incaricato del trattamento dei dati è la persona
designata dal dirigente per compiere materialmente le operazioni nella
struttura di appartenenza. Agli incaricati del trattamento si estende il
regime dei requisiti richiesti dall'art. 8 della legge 675/96 per
l'individuazione dei responsabili.
Articolo 8
(Compiti del responsabile)
1. Il
Responsabile delle banche contenenti dati personali o suo delegato:
-
provvede, sulla base delle direttive impartite dal titolare, a dare
istruzioni per il corretto trattamento dei dati personali eseguendo a tal
fine gli opportuni controlli;
- adotta le misure e dispone gli
interventi necessari per la sicurezza della conservazione dei dati e per
la correttezza dell'accesso;
- cura l'informazione agli interessati e
la raccolta del loro consenso per il trattamento dei dati sensibili nei
casi previsti;
- controlla che la comunicazione e la diffusione dei
dati avvenga nei limiti indicati dagli artt. 22 e 27 L. 675/96;
-
predispone le comunicazioni e le notificazioni previste dalla L. 675/96
che saranno inoltrate al Garante a cura del Servizio competente per la
comunicazione istituzionale del Comune.
Articolo 9
(Rapporti con il Garante)
1. I
rapporti con il Garante sono curati dal Servizio competente per la
comunicazione istituzionale del Comune.
Ove previsto dalla normativa
vigente, detto Servizio provvede a comunicare al Garante l'avvio di
procedure che comportino il trattamento dei dati ovvero a richiedere allo
stesso l'autorizzazione a trattamenti aventi particolari
finalità.
Articolo 10
(Affidamento all'esterno di servizi che implicano il
trattamento dei dati)
1.
Nell'ipotesi di affidamento a terzi di servizi che implichino il
trattamento dei dati personali, il relativo contratto deve essere
integrato con norme specifiche che obblighino l'incaricato -nella sua
qualità di soggetto esterno- all'osservanza delle prescrizioni di cui alla
legge 675/95 e succ. mod. ed int. e del presente Regolamento.
2. In
caso di affidamento a terzi della gestione del sistema informativo,
nell'atto di affidamento dovrà essere individuato il Servizio deputato a
porre in essere le modalità tecniche per l'attuazione delle misure di
sicurezza di cui al successivo articolo 16, nonché alla verifica delle
stesse nel corso della gestione. Detto Servizio provvede inoltre al
coordinamento complessivo dei rapporti con il concessionario.
Articolo 11
(Utilizzo interno dei dati)
1. La
comunicazione dei dati all'interno della struttura organizzativa del
Comune, per ragioni d'ufficio e nell'ambito delle specifiche competenze
dei servizi richiedenti, non è soggetta a limitazioni particolari.
2.
Il Responsabile, specie se la comunicazione concerne dati sensibili, può
tuttavia disporre motivatamente per le misure ritenute necessarie alla
tutela della riservatezza degli interessati.
Articolo 12
(Utilizzo esterno dei dati)
1. La
comunicazione e la diffusione dei dati ad altri soggetti pubblici, sono
ammesse quando siano previste da norme di legge e di regolamento o
risultino, comunque, necessarie per lo svolgimento delle loro funzioni
istituzionali. In quest'ultimo caso dovrà essere data comunicazione
all'Autorità garante, il quale potrà vietarle in caso di violazione della
stessa legge 675/96, art. 27, co. 2.
2. La comunicazione e la
diffusione dei dati nei confronti di soggetti privati o enti pubblici
economici sono ammesse solo se previste da norme di legge o di
regolamento.
3. La comunicazione e la diffusione dei dati sono comunque
permesse quando siano necessarie per finalità di ricerca scientifica e di
statistica e si tratti di dati anonimi e quando siano richieste dai
soggetti di cui all'art. 4, comma 1, lettere b), d), ed e) della legge
675/96, per finalità di difesa e sicurezza dello Stato e di prevenzione o
repressione dei reati, con l'osservanza delle norme che regolano la
materia.
Articolo 13
(Utilizzo dei dati da parte degli amministratori
comunali)
1. I
Consiglieri comunali e circoscrizionali hanno diritto di accedere a
documenti contenenti dati personali detenuti dall'Amministrazione
comunale.
2. I dati così acquisiti devono essere utilizzati
esclusivamente per le finalità pertinenti al loro mandato, rispettando il
dovere di segreto nei casi espressamente determinati dalla legge nonché i
divieti di divulgazione dei dati personali.
Articolo 14
(Attività che perseguono rilevanti finalità di
interesse pubblico)
1. Ai
fini del presente regolamento si intendono per attività che perseguono
rilevanti finalità di interesse pubblico tutte quelle svolte dal Comune in
relazione a funzioni e compiti ad esso attribuiti, delegati o conferiti
dalla normativa statale e regionale vigente, nonché quelle inerenti
all'organizzazione dell'Amministrazione e allo sviluppo dell'attività
amministrativa, nei suoi vari profili.
2. Le attività che perseguono
rilevanti finalità di interesse pubblico sono individuate, per il
trattamento dei dati sensibili, dal decreto legislativo 135/99, da altre
leggi e dall'autorità garante, in base a quanto previsto dall'art. 22
della legge 675/96.
3. La Giunta, con proprio atto, indica i tipi di
dati sensibili correlati alle rilevanti finalità di interesse pubblico
individuate dalla legge o dall'Autorità garante e definisce le relative
operazioni eseguibili.
Articolo 15
(Dati desunti dai registri dello stato civile e
dell'anagrafe)
1. È
vietata al pubblico la consultazione dei registri dello stato civile e dei
fogli di famiglia anagrafici; ai soli fini di pubblica utilità l'accesso è
consentito esclusivamente a coloro i quali siano muniti della specifica
autorizzazione prevista dalla legge.
2. Possono essere rilasciati a
chiunque ne faccia richiesta i certificati d'anagrafe e di stato civile
nel rispetto della vigente normativa di legge che regola la materia.
3.
Possono essere rilasciati dati anagrafici diversi da quelli di cui al
comma precedente a chi ne faccia richiesta al solo fine di ricerche o
statistiche e solo se gli stessi dati sono resi anonimi ed
aggregati.
Articolo 16
(Misure di sicurezza)
1. Il
Sindaco individua, con apposito atto, i soggetti in grado di garantire,
anche in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso
tecnologico, lo sviluppo delle misure di sicurezza previste dall'articolo
15 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e dal regolamento recante norme
per l'individuazione delle misure minime di sicurezza per il trattamento
dei dati personali emanato con D.P.R. 28 luglio 1999 n. 318.
2. Le
misure di sicurezza di cui al precedente comma devono avere la finalità
di:
a) ridurre al minimo il rischio di distruzione o perdita, anche
accidentale, dei dati memorizzati su supporti magnetici e ottici gestiti,
nonché delle banche-dati e dei locali ove esse sono collocate;
b)
evitare l'accesso non autorizzato alle banche dati, alla rete e, in
generale, ai servizi informatici del Comune;
c) prevenire:
1)
trattamenti dei dati non conformi alla legge od ai regolamenti;
2) la
cessione o la distribuzione dei dati in caso di cessazione del
trattamento.
Articolo 17
(Diritti dell'interessato)
1. Il
Comune di Ponza, nel trattare i dati personali, assicura la tutela dei
diritti dell'interessato previsti dall'articolo 13 della legge 31 dicembre
1996, n. 675.
2. Al di fuori delle ipotesi previste dall'art. 4, comma
2 del presente Regolamento, quando per il trattamento dei dati sia
prevista l'acquisizione del consenso dell'interessato, gli uffici comunali
provvedono preventivamente all'acquisizione dello stesso utilizzando il
modulo riportato all' "Allegato A" del presente Regolamento.
3. Ai fini
della divulgazione dei dati personali, surroga il consenso
dell'interessato la pubblicità dei dati o la necessità di salvaguardare la
vita o l'incolumità fisica dell'interessato o di un terzo che non si trovi
in condizione di poterlo prestare.
Articolo 18
(Consenso)
1.
Qualora gli uffici comunali raccolgono, al di fuori dell'ipotesi di cui al
precedente art.4, comma 2, dati personali anche presso gli interessati,
procedono, contestualmente, all'acquisizione del consenso al trattamento
dei dati utilizzando il modulo riportato all' "Allegato A" del presente
Regolamento.
2. I dati personali e/o sensibili contenuti in domande di
partecipazione ad appalti, a concorsi pubblici, in istanze di ammissione
ai servizi erogati dal Comune di Ponza, in richieste di rilascio di
autorizzazioni, concessioni, ecc., da parte di persone fisiche e persone
giuridiche, possono essere trattati, nel rispetto della normativa vigente,
prescindendo dal consenso dei soggetti che li hanno conferiti.
Articolo 19
(Controlli)
1. A
cura del Titolare, sono periodicamente attivati controlli, anche a
campione, al fine di garantire la sicurezza della banca-dati, e
l'attendibilità dei dati inseriti.
Articolo 20
(Informazione)
1. Ogni
qual volta l'Amministrazione comunale procede al trattamento di dati
sensibili, provvede ad informarne gli interessati, nei casi previsti dalla
legge, utilizzando il modulo allegato sub B) al presente
Regolamento.
2. Ai soggetti che conferiscono dati all'Amministrazione
comunale, è comunque garantita ogni necessaria informazione, favorendo la
conoscenza delle modalità di gestione a tal fine adottate.
Articolo 21
(Tutela della riservatezza e diritto di
accesso)
1.
Qualora l'esercizio del diritto di accesso comporti la comunicazione dei
dati personali di terzi, deve essere limitato a quei dati strettamente
necessari a soddisfare il diritto stesso.
2. Il diritto di accesso
prevale sul diritto di riservatezza qualora sia finalizzato alla tutela di
un interesse giuridico, semplice, collettivo o diffuso giuridicamente
protetto, e nei limiti in cui esso è necessario alla tutela di
quell'interesse.
3. Al termine della relativa procedura, i partecipanti
ad un concorso pubblico, al fine di tutelare la loro posizione, possono
prendere visione degli atti delle relative procedure concorsuali, ivi
compresi gli elaborati degli altri concorrenti.
4. Al termine delle
relative procedure, i partecipanti a gare espletate dall'Amministrazione
comunale, possono prendere visione degli atti delle procedure stesse,
sempre che l'accesso non sia escluso ai sensi dell'art. 24 della legge
241/90.
5. Per quanto non espressamente previsto nel presente
articolo, si applicano le disposizioni di cui al vigente Regolamento per
l'accesso ai documenti del Comune di Ponza
Articolo 22
(Trattamento dei dati)
1. I
dati personali oggetto del trattamento devono essere:
a) trattati in
modo lecito e secondo correttezza;
b) raccolti e registrati per scopi
determinati, espliciti e legittimi ed utilizzati in altre operazioni del
trattamento in termini non incompatibili con tali scopi;
c) esatti e,
se necessario, aggiornati;
d) pertinenti, completi e non eccedenti
rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti e successivamente
trattati;
e) conservati in una forma che consenta l'identificazione
dell'interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario
agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente
trattati.
2. Il trattamento dei dati avviene mediante strumenti idonei
a garantirne la sicurezza e la riservatezza e può essere effettuato anche
attraverso strumenti automatizzati atti a memorizzare, gestire e
trasmettere i dati medesimi.
3. Le modalità di trattamento dei dati
possono prevedere l'utilizzo di strumenti idonei a collegare i dati stessi
a dati provenienti da altri soggetti.
4. La trasmissione di dati o
documenti alle banche dati di cui sono titolari i soggetti diversi dal
Comune di cui all'articolo 12 del presente regolamento è preceduta da uno
specifico protocollo d'intesa che contenga, di norma, l'indicazione del
titolare e del responsabile della banca dati e delle operazioni di
trattamento, nonché le modalità di connessione, di trasferimento e di
comunicazione dei dati e delle misure di sicurezza adottate.
5. Nelle
ipotesi in cui la legge, lo statuto o il regolamento prevedano
pubblicazioni obbligatorie, il responsabile del procedimento può adottare
opportune misure atte a garantire la riservatezza dei dati sensibili di
cui all'Articolo22 della legge n. 675/96.
6. Il trattamento dei dati
personali acquisiti nell'ambito dell'attività del Comune o forniti dagli
interessati, può essere effettuato:
a) da società, enti o consorzi che
per conto del Comune forniscono specifici servizi o che svolgono attività
connesse, strumentali o di supporto a quelle del Comune, ovvero attività
necessarie all'esecuzione delle prestazioni e dei servizi imposti da
leggi, regolamenti, norme comunitarie o che vengono attivati al fine di
soddisfare bisogni e richieste dei cittadini;
b) dai soggetti ai quali
la comunicazione dei dati personali risulti necessaria per lo svolgimento
delle attività, loro affidate dal Comune;
c) dai soggetti a cui la
facoltà di accedere ai dati personali sia riconosciuta da disposizione di
legge o di regolamento.
7. Nell'ambito dei servizi istituzionali
dell'Ente rientrano anche le funzioni svolte su delega, convenzione o
concessione da soggetti pubblici o privati, nonché dagli Istituti di
Credito che operano come Tesoriere ed Esattore Comunale.
8. Nei casi
di cui al comma precedente, il soggetto che effettua il trattamento è
tenuto ad osservare gli obblighi e le misure di sicurezza previste dalla
legge 675/96. A tal fine procede alla nomina di un responsabile, dandone
comunicazione al titolare della banca dati.
Articolo 23
(Protocollo d'intesa)
1. La
trasmissione di dati o documenti alle banche dati di cui sono titolari i
soggetti pubblici e privati indicati al precedente articolo 2 è preceduta
da uno specifico protocollo d'intesa che contenga, di norma, l'indicazione
del titolare e del responsabile della banca dati e delle operazioni di
trattamento, nonché le modalità di connessione, di trasferimento e di
comunicazione dei dati.
Articolo 24
(Norma transitoria)
1. Il
regolamento entra in vigore quindici giorni dopo l'intervenuta esecutività
della deliberazione approvata del Consiglio comunale.
2. Per quanto non
previsto nel presente regolamento, si applicano le disposizioni di cui
alla legge 31 dicembre 1996, n. 675 e al Regolamento per l'accesso del
Comune di Ponza.
3. La Giunta adotta specifiche disposizioni
organizzative discendenti dal presente regolamento per la tutela dei dati
personali e sensibili nell'ambito dell'Amministrazione
comunale |